Posteado por: rubenjerico | Lunes, 28 julio, 2008

De la ley de Pareto al Time management

Time management, paso a paso

Primero y bajo la perspectiva de esta ecuación, analicemos nuestra distribución del día a día:

20% tiempo focalizado = 80% de resultados
80% tiempo = 20% de resultados

¿Coincidimos? ¡Perfecto!, por favor echa un vistazo al artículo y propón mejoras.

¿No? Bien, para evitar sentirnos perdidos dentro del mar de los inputs externos aparentemente incontrolables… he recopilado unos breves consejos con el objetivo de que mejoremos la eficiencia de nuestro trabajo.

Son pequeños aspectos modificables de nuestra gestión diaria. Te animo a ir probando poco a poco estos consejos y, así, quizá te ayuden un poco mejorar tu efectividad (La persona que te supervisa supone que la eficiencia ya la dominas).

1. Cómo controlar el email y no al revés (Email managent)

Distribuye, si tu agenda te lo pide, la conexión a tu plataforma de gestión del correo electrónico en bloques concretos durante la jornada laboral. Por supuesto, la duración y la hora de inicio son cosa tuya.

Si tienes un considerable volumen de elementos recibidos (en mi caso esta cifra ronda los 100 diarios), te recomiendo esta distribución: a primera hora de la mañana, a media mañana, antes de la pausa para comer, a primera hora de la tarde, a media tarde y a última hora de la tarde.

Luego, escoge los emails más importantes y que requieran de más tiempo y trasládalos a la lista de tareas pendiente. El resto, los deberías poder gestionar (resolver, posponer, delegar o desestimar) al momento, por eso estamos dedicando esta parte de tu tiempo a ello.

2. Cómo controlar el teléfono sin perder la cobertura mental (Call management)

Distribuye, en la medida de los posible, el tiempo de atención a las llamadas en bloques concretos de la jornada laboral, situando horarios y comunicándolos a tus colaboradores. Si puedes resolver algo por email sin que haya margen a error de interpretación, hazlo así.

Las llamadas entrantes deberían ser priorizadas a las salientes, ellos han dedicado su tiempo y esperado a tu respuesta según tu sistema.

Te recomiendo atender primero a las personas que tengan menor rango que tú, ellos dependen de ti, suelen ser más breves y generarás una muy buena imagen ante tus compañeros.

Tras ellas, atiende a las urgentes e importantes. Ahora ya tienes por delante el tiempo disponible y puedes distribuirlo conscientemente. No te preocupes por las llamadas importantes pero no urgentes, las podrás programar dentro de tus tareas pendientes del mismo día.

Si es necesario, instala un contestador o activa el de la centralita (o del teléfono móvil) para evitar ser interrumpido por estos inputs y controlarlos mejor. En el mensaje del buzón de voz, a tu colaborador en secretaría o el sistema que utilices; te recomiendo utilizar una plantilla para recoger los mensajes con claridad: Tema, teléfono de contacto, email de contacto, plazo máximo de respuesta y algún campo más que consideres importante. Así, lograras reducir el tiempo invertido para la respuesta e ir al quid de la cuestión ágilmente.

3. Cómo controlar el acceso a tu tiempo sin blindar la puerta (Gatekeeper management)

Haz saber a tus compañeros que tienes algunas horas concretas que no puedes ser interrumpido salvo incidente de fuerza mayor. Logra que entiendan que es por mejorar tu efectividad y que, sin duda, serán atendidas sus peticiones como se merecen.

Por ejemplo, colgar un pequeño cartel “Concentración, volved en una hora”, “En proceso, contacta por email”, “Reunión, deja una nota”, etc… te ayudará a que no seas constantemente descentrado.

La puerta cerrada puede ser una solución… siempre que tengas puerta. Ten en cuenta que una puerta cerrada no es sinónimo de accesibilidad ni de transparencia, pero puede servir como último recurso.

Si prefieres evitar poner barreras físicas o careces de ellas te recomiendo algún recurso como: “me encantará ayudarte, pero ahora estoy ocupado en algo prioritario. ¿Podemos vernos de XX a YY? iría yo a buscarte”.

Si el problema principal es el ruido, puedes ponerte tapones de espuma suave para aislarte de tu entorno para gestiones que requieran de máxima concentración (reemplázalos con frecuencia).

4. Cómo controlar tu dedo vago (Internet&Timewaster management)

Por supuesto, tú que eres una persona creativa, necesitas un tiempo de relax mental y por eso navegas por Internet… pero limítate el acceso tú mismo a un tiempo máximo por día.

Organiza y ten siempre a la vista la lista de las tareas diarias y semanales con los tiempos de entrega y la prioridad.

Siempre será preferible que dediques este tiempo de oxigenación mental en ir a resolver algún tema pendiente con un colaborador que escaparte solo mentalmente.

Si es necesario, quita el cable de Internet del ordenador… tu futuro te lo agradecerá.

5. Cómo controlar tu otro yo (Personal life management)

El móvil personal… lejos de tu vista y tu oído durante la jornada laboral. Evita contestar a emails y sms personales.

Te ayudará a gestionar tu tiempo y que las amistades no lo controlen.

6. Cómo controlar tu instinto social (Social management)

Conozco más de una muerte, profesional, causada por intoxicación de red social, email personal o software de mensajería instantánea.

Es un tema serio, considéralo como tal y no caigas en la tentación. Si caes, admítelo y refórmate lo antes posible. Sobre la relación con tus compañeros, invierte el tiempo necesario… pero tú tienes el control y sé razonable.

7. Cómo decir no a ciertas propuestas (No-I-can’t-help-you-now management)

Las personas tendemos a resolver las cosas por la vía más rápida, fácil e indolora para si mismo.

Seguramente, tendrás compañeros que te pidan ayuda en los proyectos, en las propuestas, en los presupuestos, en el ordenador… “Ahora mismo no puedo ayudarte, estoy con un tema prioritario. Sin embargo, me encantará ayudarte en cuanto me sea posible” es una buena salida.

Es importante admitir que podemos aportar a nuestros compañeros y seamos conscientes de ello. Un buen cierre puede ser algo como: “me ha encantado ayudarte con tu trabajo y, si estoy disponible para hacerlo, no me importa echarte una mano”.

Decir “no” no significa negarse a algo o querer ser antipático, significa ahora no (acompañado del ahora, por supuesto). Prueba un día esta solución y te sorprenderás.

Importante, ser útil es un proceso no solo compuesto de “síes”.

Algunas máximas útiles:

– Planifica, dedicando el tiempo necesario, tu trabajo y luego trabaja tu plan.
– Las fechas de entrega deben estar bien claras y determinadas. Si las fijas tú, comunícalas sin margen de error. Te recomiendo marcar este plazo con una reducción del 20%. Así, ante algún imprevisto, siempre podrás decirle a tu colaborador que “puedes dedicarle algo más de tu tiempo, pero no más de X”.
– Marca un objetivo claro para cada cita, reunión o encuentro ya sea en persona, telefónica o por escrito.
– La humildad es vital en las relaciones profesionales normales y provoca respeto.
– Las personas son personas, no contestadores ni aparatos electrónicos.
– Si no te entienden y tú estás hablando es posible que no te hagas entender. Lo mejor entonces, reformular tu mensaje o tu canal y volver a intentarlo más tarde.
– Dedica un breve tiempo inicial y final a la relación con la persona que interactúas.

Y… reglas de oro sobre el tiempo:

1. Es fugaz.
2. Es valioso, partiendo de que no puedes recuperarlo…
3. Es implacable, siempre pasa.
4. Podemos buscarle el mejor rendimiento, solo hay que proponérselo a uno mismo.
5. Siempre está en movimiento, no hay pausas.
6. Siempre encuentra los fallos del plan, mejor planificar.
7. Está bajo nuestro control, si sabemos gestionarlo adecuadamente.

Referencias para profundizar sobre el Time Management:

  1. Time Management: Increase Your Personal Productivity And Effectiveness (Harvard Business Essentials).
  2. The 7 Habits of Highly Effective People (Podéis consultar también su página web)
  3. Time Management: 24 Techniques to Make Each Minute Count at Work (Mcgraw-Hill Professional Education Series)

Por último, gracias a ese colaborador anónimo por sus consejos sin duda interesantes. Saludos.

Rubén Jericó


Responses

  1. …que hago escribiendo a esas horas probably bad time management you´d say.Pero te he estado escribiendo en mente toda la semana
    y ahora es cuando me ha dado tiempo para poner aqui tranquilamente.

    En el ultimo articulo has cambiando tu estilo,es mas interactivo, creo es mejor asi lector se siente “more involved”.
    Aunque daba la impresion que escribiste muy de prisa,faltaba tu opinion sobre las estrategias y tecnicas de TM.
    I think the equation is more corect if you write-:
    20% of focused time gives you80% of results and 80% of time =20%results.
    Putting it in a nutshell “Plan your work, then work your plan.

    Es muy importante antes de empezar una tarea saber cuando lo quieres acabado,set deadlines and try best to achieve them y exige lo mismo de tu compañeros y subordinates.

    Always recheck-double check before you excecute.

    Last but not least always do your homework before you go to see a client or a meeting. This will give you an edge over others who don´t.

    Espero que mi contribucion ha sido util.

    take care
    Hasta pronto!


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