Tecnología, administración y mejora de procesos

La modernización de la administración como un resultado de la mejora de los procesos

¿Qué sentido tiene la reingeniería de procesos en la administración pública? ¿pueden sistematizarse las costumbres? ¿qué camino hay que seguir para implementar la tecnología? ¿la modernización de la administración es un resultado, una meta o ambas cosas?

Partiendo de la base de la búsqueda de la eficiencia y la calidad, prioridades teóricamente imprescindibles, en la administración pública, el camino hacia la modernización transcurre por parajes pedregosos y tortuosos. Sin duda, para implementar mejoras y gestionar de un modo más eficiente, es necesario llevar a cabo un análisis de procesos. El objetivo del mismo es muy sencillo: la aplicación de atajos y la adecuación de los trámites previo a la implementación de la tecnología.

Este proceso de análisis debería llevarse a cabo por dos partes en igualdad de condiciones y buena armonía, la parte administrativa y la parte tecnológica. En la simbiosis de ambas, se puede iniciar el camino hacia la mejora de los procesos, dando como resultado la modernización.

La sistematización de las costumbres en tanto a procesos de gestión, bien de tipo informativo, bien de validación o bien de cooperación; se puede llevar a cabo, bajo mi punto de vista. El problema principal se sitúa en torno a la gestión del cambio, la percepción de la simplificación de los procesos por parte de los actores y la capacidad de liderazgo de las figuras implementadoras.

Por una parte, la gestión eficiente pasa necesariamente por la aceptación de los cambios que supongan una reducción directa en la inversión de recursos, el recorte del proceso si está excesivamente burocratizado y el poder de tracción de las figuras impulsoras, jerárquico o carismático.

Para llevar a cabo la implementación de las mejoras con base tecnológica, hoy en día la mayoría de las administraciones están apostando por ello, es vital la sistematización de la mejora. Resumo los pasos en cuatro grandes fases:

1. Testar previamente el flujo de trabajo
2. Adaptarlo a las necesidades particulares y gestionar las resistencias a nivel individual
3. Verificar la apuesta tecnológica, llevando a cabo un contraanálisis
4. Instaurar la versión definitiva del sistema/plataforma/herramienta

No cabe duda de que esto es el proceso de implementación y que es necesario un paso previo, la investigación. Abogo por instrumentalizarla y no dejarla en manos de nuestra intuición, dado nos puede ofrecer una visión sesgada o ralentizar el proceso en demasía.

Entiendo que la modernización es un resultado del proceso. Si la utilizamos como meta, corremos el peligro de instaurar procesos tecnológicos condenados al fracaso. La modernización de la administración debería tener como objetivo la mejora y simplificación de los procesos y la eficiencia.

En resumen, que las administraciones sean más ágiles, más veloces, más permeables, más transparentes, más sencillas y más eficientes es posible.

Rubén Jericó

Comunicación Estratégica